Sistema de Gestão de Estágio: quando é a hora de investir?

Muitas empresas de RH ou Agentes Integradores de Estágio se perguntam quando é a hora de investir em um sistema para gerir as atividades relativas ao estágio. Listamos alguns fatores que podem ser considerados na hora de escolher fazer esse investimento ou não.

ORGANIZAÇÃO E AUTOMAÇÃO

Inicialmente, se você administra de 50 a 100 estagiários, geri-los pode ser uma tarefa “simples” de fazer, utilizando apenas planilhas de controle. Algumas empresas já têm sistemas próprios para isso. O importante aqui é ter atenção aos detalhes para não deixar passar nenhum erro que prejudique a empresa futuramente.

Entretanto, em geral, esses sistemas são simples e não fornecem ou integram todas as particularidades exigidas pela Lei de Estágio. O lado bom de ter um sistema com essa quantidade de estagiários está na possibilidade de ter uma visão macro desse setor da sua empresa.

Um sistema específico para gestão dos processos de estágio tem, normalmente, todas as informações em um único lugar, facilitando a coleta, organização e analise de dados, além da automatização de tarefas burocráticas, como elaboração de contratos, aditivos, rescisões ou o cálculo das férias. Com organização e integração, há melhor planejamento e prevenção erros. O que nos leva ao próximo ponto.

MINIMIZAR ERROS

A Lei de Estágio foi criada em 2008 para estabelecer melhor as relações entre estagiário, instituição de ensino e empresas. Para cumpri-la, é preciso, primeiramente, conhece-la. Já vimos muitas empresas que utilizam o sistema que possuem para gestão do CLT, para administrar os contratos de estágio.

O problema disso é que as duas categorias são regidas por Leis e Normas distintas. O estagiário não tem os mesmos direitos trabalhistas e previdenciários que um trabalhador CLT. Portanto, esse sistema deixaria passar especificidades como o fato de o estagiário não ter 13º, ou de não ser necessário pagar 1/3 de abano no seu período de férias, como um CLT, ou até mesmo calcular errado o valor das férias.

Além disso, há outras exigências da Lei como a de que sejam entregues semestralmente avaliações à instituição de ensino na qual o estagiário está matriculado, avaliando tanto estagiário quanto a empresa. Cada norma descumprida é um risco que a empresa corre de ser pega em desacordo com a Lei. Nesse caso, sua empresa pode ficar impedida de receber estagiários.

Organizar e manter todas as obrigações em dia com um número maior de estagiários, não é tão simples assim. Se você tem uma equipe de recursos humanos que consegue dar conta, ok! Mas, essa não é a realidade da maioria das empresas, por isso, pode tomar bastante tempo, como veremos no próximo tópico.

PRATICIDADE, RAPIDEZ E EFICIÊNCIA

É possível fazer a gestão dos contratos de estágio utilizando apenas planilhas e documentos no Word? Não diremos que não, mas diremos que é pouco prático dependendo da quantidade de estagiários que se tem ou que se deseja ter. Editar esses arquivos manualmente consome tempo e aumenta a chance de erros nos Contratos. Veja três erros comuns cometidos no TCE:

  • Data de vigência do estágio: superior aos dois anos permitidos por Lei ou ao tempo de conclusão do curso
  • Supervisor: supervisores de estágio só podem ter até 10 estagiários sob sua responsabilidade. Fica difícil controlar esse número por métodos não integrados.
  • Contratos vencidos: como fazer essas tarefas manualmente é burocrático e demorado, algo que costuma passar desapercebido é a validade dos contratos.

Quando isso começar a acontecer, é hora de repensar sua gestão de estágio e considerar investir em um sistema que facilite sua vida. Sem falar que a automatização de processos burocráticos levará a uma economia de tempo. Com mais tempo, você pode focar em atividades que são estritamente essenciais e estratégicas para a empresa. É aqui onde entra a questão do crescimento.

CRESCIMENTO E REDUÇÃO DE CUSTOS

Como falamos anteriormente, é totalmente possível fazer o controle através de planilhas, mas a grande questão é: por quanto tempo? Se seu RH dá conta e se você está satisfeito com a quantidade de clientes que possui, keep the good work!

Porém, empresas que desejam mais alcance investem em sistemas que as auxiliam e que modernizam sua gestão. Não falamos somente de estágio, mas sistemas para organizar e gerir seu financeiro, suas tarefas, sua equipe e tanto outros!

De acordo com 30ª Pesquisa Anual do FGVcia da FGV/EAESP, o “gasto e investimento em TI cresceu para 7,9% da receita das empresas“. Além disso, os investimentos nessa área continuam crescendo e aumentado, mesmo com a economia retraída dos últimos anos. Ou seja, empresas que desejam crescer em seus mercados entendem a necessidade de investir em tecnologia e gestão para expandir seus negócios com qualidade.

No longo prazo, o custo de adquirir um sistema costuma valer a pena, transformando-se em investimento, principalmente levando em consideração a praticidade, eficiência, os dados e ferramentas disponibilizadas que levam a uma melhor gestão e, posteriormente, ao crescimento.

Considere todos esses fatores, as funcionalidades dos sistemas disponíveis e a necessidade da sua empresa. Mas, não perca de vista o elemento investimento. Investir em um sistema para gestão de estagiários traz mais credibilidade para sua empresa diante dos seus clientes, e possibilita maior controle, organização e eficiência nos processos.

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