Em primeiro lugar, você pode estar se perguntado: “o que significa gerir contratos de estágio?”. Gerir é mais do que fazer o contrato, mas ter ciência e controle de todos os processos relacionados a estágio.
Se você conhece o que diz a Lei do Estágio, e tem apenas um ou dois estagiários na empresa, de modo geral, a gestão não é tão difícil assim. O problema é quando falta o conhecimento sobre a legislação (o que a maioria tem para falar a verdade).
Outra questão que pode atrapalhar a gestão eficiente dos contratos é quando sua empresa crescer. Note que dissemos quando, não se, pois partimos do ponto que suas metas estão sempre aprontando para o crescimento da sua empresa, certo? Então, sabemos que para expandir é necessário que ferramentas e métodos também sejam aprimorados dentro de uma organização. Isso garante que a empresa esteja preparada para crescer.
Aqui destacamos mais um ponto importante: não basta crescer, é preciso se manter grande. Isso é expandir com qualidade. Ninguém quer que uma empresa evolua e, ao chegar lá, despenque por não ter tido os cuidados básicos de gestão. Por isso, vamos falar sobre algumas questões que vão tornar a gestão dos seus contratos de estágio melhor.
A LEGISLAÇÃO
Parece básico falar sobre conhecer a legislação da área de atuação da sua empresa. Porém, você se assustaria se soubesse quantos ainda não conhecem o que diz a Lei do Estágio.
Diferente da Lei Trabalhista, a Lei do Estágio tem normas específicas que fazem com que a gestão dos contratos de estágio seja diferente. Como não há vínculo empregatício entre empresa e estagiário, não há as tradicionais obrigações trabalhistas e previdenciárias que a CLT exige.
Por outro lado, há outras obrigações que precisam estar em dia para que a gestão seja feita da melhor maneira. Conhecê-las ou ter um especialista na empresa que te ajude quando surgir a dúvida já é um bom primeiro passo.
PRAZOS
O segundo passo para gerir melhor seus contratos de estágio é estar atento aos prazos. “Por que prazos? Tem mais de um?”
Se você conhece a Lei, sabe que além das regras para renovação de contrato, há também as avaliações que precisam ser entregues às Instituições de Ensino semestralmente. Tanto aluno, quanto supervisor do estagiário precisam fazer isso.
Falando agora do TCE, (e se você tem dúvidas sobre ele, leia esse post sobre as 5 coisas que você precisa saber sobre o contrato de estágio antes de continuar a leitura deste) se o contrato de estágio estiver vencido, isso significa problemas não só para você, mas também para o aluno. Você escolhe como controlar isso, pode ser por planilhas em Excel, por exemplo.
Para empresas menores, isso dá super certo. Mas, há um perigo ai: o Excel não te notifica quando esse contrato vence, então, você só saberá que ele está vencido se olhar. E nós sabemos o quanto o dia a dia das pessoas anda cada vez mais corrido, por isso, a probabilidade de esquecimento é grande. Cuidado e organização são imprescindíveis nessa hora.
É possível fazer esse controle manualmente, mas destacamos novamente que a coisa complica quando há muitos contratos para controlar. O sistema fácilCON tem alertas visuais para você saber quando um contrato vencerá 20 dias antes! Saiba mais aqui.
ADITIVOS/FÉRIAS
Muitos não sabem, mas, quando há alguma mudança no TCE, não é preciso refazer o contrato e assiná-lo novamente. O aditivo é o caminho para isso. Sempre que houver mudança no valor da bolsa, no horário de trabalho do estudante ou mesmo no plano de atividade do estágio, faz-se um aditivo ao contrato. Você não perde tempo e continua com a situação regularizada. Saiba o que é o aditivo e quando fazer aqui.
Saber sobre a legislação e manter o contrato de estágio no prazo, vão te ajudar também a calcular as férias do estagiário. A Lei diz que, nos estágios superiores a um ano, o estudante tem direito a 30 dias de férias. Isso fica fácil de identificar se o TCE estiver atualizado. Leia nosso post sobre as férias do estagiário para entender melhor como elas funcionam.
BUSSINESS INTELLIGENCE
Por fim, o terceiro passo que ajudará – e MUITO – na gestão dos seus contratos de estágio é ter o BI desse setor na sua empresa.
“Business Intelligence é usar da coleta de dados, organização, análise, ação e monitoramento para tomar melhores decisões e saber se os investimentos feitos estão trazendo bons resultados”. – Rock Content
Saber quantos e quais contratos de estágio irão vencer no fim do ano, ajudará o RH de uma empresa a programar suas contratações, por exemplo. O processo é previsto e ações podem ser tomadas com antecedência.
Ter informações sobre os setores onde mais há estagiários na empresa, ou quantos são homens e mulheres, também são dados importantes para analisar e planejar atitudes e melhoras no setor. BI é segurança de tomada de decisões baseada em fatos reais.
Essa coleta e análise de dados também pode ser feita manualmente, mas, para isso, é preciso que todos os dados a serem analisados tenham sido catalogados em algum lugar: planilha, aplicativo, documentos etc. É manual, portanto exige mais tempo e concentração da pessoa responsável, mas não quer dizer que não possa ser feito.
Outra opção é fazer a coleta e análise de dados por softwares, o que é bem mais rápido e moderno. Sistemas ERP registram todas as informações da empresa e fazem com que elas “conversem” entre si. A fácilCON oferece todo o BI na nossa plataforma, atualizada com informações em tempo real. Conheça o sistema.
Resumindo: conheça ou tenha um especialista sobre a legislação de estágio com você; fique atento aos prazos e especificidades exigidas pela Lei do Estágio; colete e analise as informações sobre esse setor na sua empresa. Esses são alguns passos que podem melhorar a gestão dos seus contratos de estágio.
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